[EXPLAINED] Onnistuneen etätapahtuman vinkkilista

10.7.2022

Tapahtumaa täytyy johtaa

Tapahtumalla täytyy olla fasilitoija tai juontaja, joka huolehtii viestimisestä osallistujien kanssa, hoitaa siirtymät tapahtuman eri vaiheissa ja huolehtii, että tapahtuma etenee.

Vähintään yksi fasilitoija tai juontaja tarvitaan, mutta kaksi olisi jo hyvä. Tällöin toinen pitää huolen tapahtuman “sosiaalisesta ulottuvudesta” eli juttelee osallistujien kanssa ja hoitaa siirtymät eri vaiheissa.

Toinen järjestäjä toimii “teknisessä ulottuvuudessa” eli huolehtii siitä, että tapahtumakokemus on muuten hyvä esimerkiksi seuraamalla chattia, vastailemalla osallistujien kysymyksiin yleisistä asioista ja viemällä tietoa fasilitoijan korviin.

Erityisjärjestelyt

Erityisjärjestelyt voivat vaikuttaa paljon etätapahtuman kulkuun, joten ne kannattaa tietää hyvissä ajoin.

Mahdollisia erityisjärjestelyjä tai huomioita:

• Osallistujalla voi olla näkö- tai kuulovamma. Tällöin voit huomioida tapahtuman saavutettavuuden. Esimerkiksi varmistamalla, että puheenvuoron pyytäminen on näkövammaiselta mahdollista tai, että voiko tapahtumassa on automaattisia tekstityksiä.
• Osallistuja voi haluta tapahtuman materiaalin etukäteen ja jos se on mahdollista tehdä, niin jaa materiaali heille. Mikseipä siis kaikkien osallistujien kesken?
• Osallistuja ei välttämättä tunne käytettävää videopuhelusovellusta, joten tapahtuman alkuun kannattaa varata harjoitteluaikaa ja tilaa kysymyksille.

Viestintä ennen tapahtumaa

Tee tekstipohjia, joita voit käyttää myöhemmin uudestaan. Esimerkiksi ilmoittautumislinkin teksti kannattaa suunnitella niin, että se sopii myös sähköpostiviestin pohjaksi. Ei kannata tehdä samaa työtä kahdesti. Samalla kannattaa miettiä, että voisiko samaa tekstipohjaa käyttää myöhemmin uudelleen.

Jokaisessa tekstissä kannattaa olla tiedot: Mitä? Missä? Milloin?

Lista paikoista, joissa olisi hyvä olla jonkinlainen teksti:

• Saateteksti ilmoittautumislinkin kanssa. Esimerkiksi, jos lähetät linkin sähköpostin tai sosiaalisen median alustan kautta.
• Teksti, joka on ilmoittautumislinkissä. Joku saattaa jakaa linkkiäsi edelleen ilman saatetekstiä.
• Mahdollinen vastaussähköposti, kun ilmoittautuminen on tehty, jossa on mahdollisia jatko-ohjeita, kuten ennakkotehtävä.
• Sähköposti, jossa annat tapahtumalinkin.

Ennen tapahtumaa julkaise tapahtuman ohjelma. Erityisesti, jos tapahtuma kestää pitempään kuin tunnin, koska osallistujat haluavat tietää, että mitä heiltä odotetaan ja milloin on TAUKOJA! Tauot ovat ehdottoman tärkeitä etätapahtuman aikana, joten sisällytä jo yli tunnin tapahtumaan ainakin yksi tauko.

Ohjelma auttaa osallistujia virittäytymään tapahtumaasi: Odotetaanko heiltä vain kuuntelemista vai myös osallistumista esimerkiksi pienryhmätilojen kautta? Kun osallistujat osaavat ennakoida tapahtuman kulun, niin se myös helpottaa fasilitoijan työtä.

Tapahtuman alku

Järjestä aikaa ennen varsinaista tapahtumaa laitteiden testaamista varten. Jos sinulla on vieras, joka tekee esityksen, niin sitäkin tärkeämpää on testata sen toimivuus.

Kun osallistujat saapuvat tapahtumaan, niin tapahtuman luonteesta riippuen voit jo vähän herättää keskustelua juttelemalla saapuville. Jutun aiheiden ei tarvitse olla kummoisia: “Mitä ikkunasta näkyy?” on ihan hyvä kysymys, vaikka se tuntuisikin hölmöltä. Tällä tavoin osallistujat virittäytyvät siihen, että tapahtumassa on vuorovaikutusta.

Yhteiset pelisäännöt

Osallistujien kanssa on myös hyvä käydä läpi, että tapahtumassa noudatetaan tiettyjä periaatteita. Ne voivat liittyä fasilitoijan valtaan eli esimerkiksi siihen, että fasilitoijalla on oikeus jakaa ja rajoittaa puheenvuoroja, ja muutenkin ohjata tapahtumaa. Lisäksi kannattaa käyttää esimerkiksi Turvallisemman tilan periaatteita, jolloin tiedetään, että jokainen on tervetullut tapahtumaan.

Olennaista on, että yhteiset pelisäännöt hyväksytään yhdessä. Fasilitoija voi todeta, että “Sitoudutaan näihin sääntöihin yhdessä, kun tapahtuma jatkuu.” Näin osallistujille on selvää millaisessa tapahtumassa he ovat mukana.

Ohjelma

Viimeistään tässä vaiheessa kannattaa näyttää osallistujilla millainen ohjelma tapahtumassa on. He osaavat asennoitua tapahtuman kulkuun ja ennakoida, mitä tulee tapahtumaan.

Jos tapahtuma on kestää enemmän kuin tunnin, niin pidä tauko!

Tapahtuman loppu

Läsnätapahtumissa osallistujien tutustumienn ja verkostoituminen toisiinsa tapahtuu ohjattujen keskustelujen ja kahvikeskustelujen kautta. Jos tapahtumassa ei ole tällaisia ohjattuja keskusteluja pienryhmissä, niin verkostoitumiseen voi kannustaa pyytämällä osallistujia jakamaan omat sosiaaliset mediansa.

Muista varata lopetuksellekin aikaa tapahtuman loppuun ja lopeta tapahtuma selkeästi.

Palaute

Jos kokeilit tapahtumassa jotain uutta tai haluat saada muuten vain palautetta, niin sitä kannattaa pyytää. Varaa tähänkin aikaa ennen tapahtuman loppua, että osallistujat vastaavat siihen välittömästi.